中小企業診断士 K. の物語

イイ仕事、イイ人生を追い求めて。

議事録を早くキレイに書くためにやるべき3つのこと。

議事録はサラリーマンであれば中々避けらないものではないでしょうか。ただ、議事録はあくまで「議事の記録」でしかないため、それ自体に価値はありません。

ただ、議事録って仕事がデキるデキないのモノサシとして見ている人は見ています。

経験則ですが、仕事のデキる人ほど議事録で仕事ぶりを評価している気がします。

そこで、今日は付加価値はないけど仕事ぶりを評価される議事録を早くキレイに書くためにやるべき3つのことを書きます。

 

1.結論から最初に書く。

正直、みんな忙しいため議事録を全て読んでいる人はほとんどいません。大体会議で何が決まったかだけを読み、後は決まったポイントの補足を読んで終わりです。

なので、結論は何なのか、次に誰が何を目的にどうするのか。がさえしっかりと書いておけば後は力をかけなくていいです。議事を頼むとレコーダーを準備する人が時々いますが、テープ起こしのように一言一句残す必要は全くありません。

 

2.文字と改行はそろえる。

重要です。「人は見た目が9割」という本が以前ブームになりましたが、議事録も同じです。英数字は半角、カタカナは全角で統一しましょう。これだけでイメージが全く違います。これまで、揃えてなかった人は騙されたと思って揃えてみてください。

「早く書く」ために「キレイに書く」を犠牲にしてはいけません。

 

3.手書きしない。パソコンで書く。

二度手間です。絶対に手書きはダメです。手書きで書いてパソコンでまとめてとか苦痛でしかありませんし時間の無駄です。時々、人前でパソコンをカタカタするのは失礼にあたると言う人がいますが、そのような人には「議事録を取るためにパソコン使います。」などと事前にことわりを入れてパソコンで議事をとらせてもらいましょう。

 

 

まとめ

議事録を早くキレイに書くためにやるべき3つのことを書きました。

議事録はそれ自体に価値はないのですが、会議に参加した人の思考を整理するツールです。また、会議に参加しなかった人には短時間でまるで会議に参加していたかのように状況を理解してもらうためのものでもあります。そのため、状況を簡潔に説明する力が求められます。ここが仕事ぶりを評価されるポイントです。「たかが議事録、されど議事録」です。力はかけず、ただ手は抜かずに議事録を仕上げたいものです。

 

P.S

何でこんなことを書いたのかというと、今日、自分が注意されたためです。このエントリーは反省文です。適当でいいからスピード重視で、と言われたのと、結構みんなの議事録適当に書いてるからいいか、と手を抜いたら、思いっきり注意されました。手を抜いてしまったことと、周りに合わせてつい「まぁいっか」と思ってしまったことに猛省です。。。